Verlust durch Organisationsfehler

10.000 bis 30.000 € Verlust durch Organisationsfehler? Erfahre in der heutigen Folge wie sich das vermeiden lässt.

Herzlich Willkommen zum Podcast Praxisorganisation mit Herz und Verstand. Dein Podcast rund um die Organisation und Skalierung einer Zahnarztpraxis. Hier teile ich meine fast 20 Jährige Berufserfahrung mit dir und nehme dich mit in meiner Welt als Praxismanagerin.

Organisationsmängel kosten eine Praxis im Jahr im Schnitt zwischen 10.000 bis 30.000€. Das ist eine enorme Summe. Überlegst du gerade wie viel in deiner Praxis verloren geht? Gut so! Auch wenn die Antwort im ersten Moment erschreckend sein kann. Du weißt doch wie man sagt: „Einsicht ist der erste Weg zu Besserung.“ Also lass es uns besser machen.

Aber wie machst du es nun besser? Hier landen wir bei der Praxisorganisation bzw. beim QM. Für die meisten Praxen ist QM schon zu einen Hasswort geworden. Überladen mit rechtlichen Anforderungen, verbunden mit enormen Kosten und endlos langen Listen. Lass es uns einfach mal anders angehen.

Für mich bedeutet QM stetig an der Qualität seiner Praxis zu arbeiten. Dazu gehören auch Kleinigkeiten, wie z.B. ein ordentliches Wartezimmer bis hin zu den großen Dingen z.B. ein angemessenen Gewinn. Das alles hat etwas mit Qualitätsmanagement zu tun. Denn alles was du für eine Verbesserung deiner Praxis oder deren Abläufe tust ist nichts anderes wie Qualitätsmanagement. Du tust es eh ständig.

Aber wie kannst du nun vermeiden durch Organisationsmängel so viel Geld zu verlieren? Meist sind es die kleinen Dinge die nicht funktionieren. Es sind die nicht hundertprozentig gut vorbereiteten Behandlungen, es sind die Unterschriften die fehlen, es ist der HKP der nicht geschrieben wurde, oder die Planung die du vergessen hast. Schreibe doch einfach mal 1-2 Wochen lang auf was dir und deinem Team so auffällt. Was sind die Dinge, die nicht funktionieren? Wo hakt es ständig. Schreibt alles auf. Egal wem was passiert ist. Ich möchte hier ganz deutlich machen: Es geht hier um eine Fehlerjagd! Nicht um eine Menschenjagd! Das ist ganz wichtig und es macht einen riesigen Unterschied.

Wenn ihr all die Dinge gefunden habt, die nicht optimal laufen überprüft ob es dazu Checklisten oder einen beschriebenen Arbeitsablauf gibt. Wenn nein? Dann schreibe es auf, mach eine Checkliste mit all den Dingen die wichtig sind.

Wenn Ja? Überprüfe einmal: steht das was immer fehlt nicht auf der Checkliste? Oder warum wird die Liste nicht benutzt? Das können ganz banale Gründe sein: z.B. keiner Weiß wo sie ist. Sie ist zu kompliziert oder oder oder. Finde die gründe heraus. Frage nach und vor allem höre zu. Du wirst erstaunt sein. Oft sind es wirklich Kleinigkeiten.

Ich kann dir ein Beispiel geben. In unserer Praxis haben oft die Röntgendokumentationen gefehlt und die Liste die mein Mann zum abarbeiten hatte wurde immer länger, die Lust diese zu erledigen immer kleiner. Das Problem war der Aufwand um die Doku aufzuschreiben und die Zeit dafür war zu knapp. Wie haben wir das Problem also gelöst? Wir haben eine Dokuvorlage in Word aufgesetzt. Diese enthält die Standard Gründe um ein Röntgenbild zu erstellen und die häufigsten Diagnosen. Selbstverständlich mit freien Feldern falls dies einmal nicht ausreichend ist. Dieses haben wir dann ausgedruckt und in die Zimmer bzw. am Röntgenpc verteilt. Sobald nun ein Röntgenbild erstellt wird füllt die Assistenz das Blatt mit Datum, Patientennummer, Regio und den Daten des Röntgenbildes aus. Der Behandler muss nun nur noch ankreuzen bzw. mit kurzen Stichworten ergänzen. Jeder der Zeit hat holt sich nun die fertigen Blätter und trägt die Daten nach. Seit dem haben wir kein Problem mehr. Für den einen oder anderen mag sich das kompliziert anhören. Für uns war es aber die Lösung. Und da sind wir schon beim wichtigsten Punkt. Die Dinge müssen für dich und deine Praxis funktionieren und nicht für irgendjemanden anderes. Probiere neue Dinge aus und wenn sie nicht funktionieren, kein Problem dann versuche etwas anderes.

Wie du vielleicht schon weißt bin ich ein großer Fan von Checklisten. Ich möchte Sie dir hier noch einmal an Herz legen. Durch Checklisten kannst du dir deinen Alltag extrem erleichtern. Denke aber daran auch Checklisten leben. Das heißt sie verändern sich ständig. Denke bitte daran sie zu Nummerieren bzw. auf eine sichere Art und weiße dafür sorge zu tragen das du und alle anderen in der Praxis immer mit der neuesten Version arbeiten! Gut ist es wenn ihr mit Word arbeitet, eine Dokumentenliste zu verwenden. Dort steht dann immer die neuste Version, wer sie freigegeben hat und wo man sie finden kann.

Also welche Entscheidenden Vorteile haben Checklisten jetzt:

1.   Entlasten das Gehirn
2.   Ablaufhilfe auch für Aushilfen und neue Mitarbeiter
3.   Kontrollhilfe z.B. an Stresstagen
4.   Einlernhilfe zur Schulung neuer Kolleginnen und Azubis
5.   Arbeitserleichterung durch Einsicht
6.   Jedermann zugänglich und nachschlagbar
7.   Für Notsituationen bestens geeignet
8.   Zeigt genau auf wer für was zuständig ist und wie es gehandhabt wird
9.   Für alle Arbeitsschritte der Praxis.

Denke auch daran jeder im Team sollte wissen wo die Listen zu finden sind. Mach es einfach.

Zum Schluss möchte ich dir gern noch die Geschichte von: Jeder, jemand, irgendjemand und Niemand erzählen?

Jeder war sicher, dass sich jemand darum kümmert. Irgendjemand hätte es tun können, aber Niemand tat es. Jemand wurde wütend, weil es Jeder´s Arbeit war. Jeder dachte, Irgendjemand hätte es machen, aber Niemand wusste, dass jeder es nicht tun würde.

Vielen Dank das du heute dabei warst ich hoffe du konntest etwas für dich mitnehmen. Du brauchst weiter Unterstützung? Dann schreibe mir einfach bei Instagram eine DM. Du findest mich dort unter: die.Praxismanagerin.

Dann sind vielleicht meine Checklistenpakete etwas für dich. Ich habe sie dir in den Shownotes verlinkt. 

Du brauchst mehr Unterstützung? Dann buche dir doch gleich dein kostenloses Kennenlerngespräch. Ich freue mich schon auf dich.

Gern kannst du mir auch bei Instagram folgen. Du findest mich dort unter @mareen.riedelventuri

Praxisorganisation mit Herz und Verstand