5 Tipps zum Terminmanagement

5 Tipps für dein Terminmanagement in der Zahnarztpraxis

Terminamangement ist gleich Umsatzmanagement. In der Theorie kannst du mir folgen, aber wie setzt du das um und worauf sollte man dabei achten? In der heutigen Folge gebe ich dir 5 praktische Tipps für dein Terminmanagement.

Herzlich Willkommen zum Podcast Erfolgreiche Praxisführung mit Herz und Verstand. Der Podcast rund um die Führung und Organisation einer Zahnarztpraxis. Hier gebe ich dir Einblick in meine Dentale Welt. Freue dich auf meine Erfahrungen und spannende Gespräche. Ich bin Mareen und der Host dieses Podcast, Gründerin von Mareen Riedel-Venturi Unternehmensberatung für erfolgreiche Praxisführung.

Schön, dass du dabei bist.

Hallo schön das du wieder dabei bist. Heute verrate ich dir meine 5 Tipps für deinen Terminkalender.

Tipp 1:

Fülle deinen Terminkalender nach Plan.

Wie läuft das bei dir in der Praxis? Werden Termine da vergeben, wo gerade Platz ist oder da wo der Patient gerade will? Glaube mir das ist die schlechteste Art seinen Terminkalender zu füllen. Du hast einfach keine Kontrolle über deine Zeit. Das ist aus verschiedenen Gründen schlecht.

Du hast einfach keine Kontrolle über deinen Umsatz. Du bist davon abhängig was gerade so kommt. Wie oft passiert es dir das du deinen Tag mit Kontrollen und sks verbingst. Das kann mal ganz nett sein, aber am Ende des Tages bist du ausgelaugt und an einen vernünftigen Umsatz ist nicht zu denken.

Das sind auch für mich mit dem wichtigsten Punkte. Der Umsatz, du weißt da selbst wie wichtig das ist.

Aber auch und vor allem deine Leistungskurve und deine Gesundheit. Ja es gibt Behandler und Behandlerinnen denen das nichts ausmacht, aber sind wir mal ehrlich macht es dir spaß? Findest du es wirklich gut, wenn du um 10 Uhr schon nicht mehr weißt, wer alles da war und was um alles in der Welt du besprochen hast?

Denke einmal darüber nach, wie dein perfekter Praxistag aussehen sollte? Welche Behandlungen du wann und wie machen möchtest und dann plane deinen Kalender danach.

Traue dich. Falls du noch ein ungutes Gefühl damit hast. Denke doch mal an die Blutabnahme beim Hausarzt. Da kannst du in aller Regel auch nicht kommen, wann du willst. Da musst du zu einer bestimmten Zeit da sein. Oder auch bei anderen Fachärzten, da werden auch nicht alle Behandlungen zu jeder Zeit angeboten.

Deine Patienten gewöhnen sich sehr schnell daran, die meisten werden es noch nicht einmal merken das ihr was geändert habt.

Tipp2

Starte deinen Tag mit einer Umsatzstarken Behandlungen

Das ist ein GameChancer glaube mir.

Aber klären wir erst einmal die Frage was eine Umsatzstarke Behandlungen eigentlich ist. Das ist ganz einfach, das sind all die Behandlungen die großen Umsatz in einen Termin bringen. Das können größere ZE arbeiten, eine Cerec-Krone oder auch die Implantat OP sein. Es kann aber auch sein, dass du ein Spezialgebiet hast, wie z.B. Endo. Wenn du dich spezialisiert hast, sind das meist auch Umsatzrelevante und Umsatzstarke Behandlungen.

Mit diesen solltest du direkt in deinen Tag starten. Das bedeutet du blockierts jeden Tag ca. 2 Stunden für diese Leistungen. Warum ist das so wichtig? Wenn du einen Terminkalender ungefiltert mit kleinen Leistungen z.B. Kontrolluntersuchungen füllst, dauert es meist ziemlich lange bis du wieder einen freien zwei Stunden Termin hast. Du brauchst aber jeden Tag Behandlungen, die dafür sorgen, dass du dein Umsatzziel erreichst. Außerdem bei den meisten von uns ist es so, das die Aufmerksamkeitsspanne im Laufe des Tags nachlässt. Am Beginn deines Tages bist du noch fit und kannst dich auf die Arbeit einlassen, ohne dass du schon im Stress mit allen anderen warst.

Tipp 3

Richte Notfallzonen ein

Notfallzonen, ja sie sind wichtig. Das große Argument dagegen ist ja immer wieder was mache ich wenn die Patienten da keine Zeit haben? Jetzt mal ehrlich: Wenn du Schmerzen hast, starke Schmerzen oder ein anderes dringendes Problem bist du dann nicht über jeden Termin den du bekommen kannst froh? Wenn ich richtige Schmerzen habe, wird alles andere doch unwichtig, oder? Denke hier doch mal an die Notaufnahme. Wenn du dir den Arm gebrochen hast, fährst du doch auch sofort los, egal was ist? So sehe ich das hier auch. Und ein Patient, der dir schon am Telefon sagt das er sich vor drei Tagen ein Stück vom Zahn abgebrochen hat ist kein Notfall. Achtung ich rede hier wirklich nicht von dem Patienten mit der dicken Backe. Definiere doch einmal was ist für dich genau ein Notfall? Wann muss sofort gehandelt werden und wann reicht auch noch der nächste Tag?

Wenn der Patient am Telefon sagt, dass er keine Zeit hat, ihr aber findet das er laut den Angaben am Telefon ein Notfall ist dann weiße ihn am Telefon darauf hin. Gern nach den folgenden Sätzen:

„Herr Meier sie sollten heute noch in die Praxis kommen, ich habe ihnen gerade einen Termin (oder auch mehrere) angeboten. Sie können keinen dieser Termine wahrnehmen. Ich wiederhole das: Bitte kommen sie heute noch in die Praxis. Ich werde unser Gespräch auch so dokumentieren, auch das ich ihnen diese Termine angeboten habe und sie diese Terminangebote nicht angenommen haben.“

Wenn dein Patient dann immer noch nicht bereit ist zu kommen hast du getan was du konntest. Du kannst ihn nicht zwingen.

Wann solltest du Notfallzonen einrichten? Ich finde gute Zeiten sind z.B nach deinen Umsatzstarken Behandlungen oder nach der Mittagspause. Ich persönlich finde es nicht immer ideal diese direkt vor der Mittagspause zu machen. Du brauchst deine Pause. Oft neigt man dann dazu gleich mehr zu behandeln als du eigentlich Zeit hast. Überlege dir auch welche Behandlung im Notfall angezeigt ist. Musst du die Kanäle alle direkt aufbereiten? Ist das noch Teil der Notfallbehandlung? Bei einer Notfallbehandlung geht es erst einmal um Schmerzfreiheit. Was musst du dafür tun diese herzustellen.

Wenn du nach der Notfallzone direkt wieder Behandlungstermine hast, bist du eher bereit nur das notwendige zu machen. In meinem nächsten Tipp verrate ich dir gleich, wann du diese Behandlungen weiter machen kannst.

Überlege dir auch wie oft du Notfallzonen anbieten möchtest? An kurzen Tagen reicht meistens eine. An Langen Tagen kannst du auch zwei oder drei anbieten. Das hängt stark von deiner Patientenanzahl ab. Versuche einfach was für dich am besten funktioniert. Wenn nicht kannst du es jederzeit wieder ändern.

Ich würde aber immer darauf bestehen, dass sich Patienten telefonisch anmelden müssen. So könnt ihr einfach besser planen.

Was machst du nun, wenn deine Notfallzone einmal leer bleibt? Keine Panik ich bin sicher du hast noch genug andere Aufgaben in deinem Alltag und wenn nicht? Herzlichen Glückwunsch. Dann genieße die Zeit und trinke doch ganz entspannt einen Kaffee

Tipp 4

Halte Weiterbehandlungszonen frei.

Was sind Weiterbehandlungszonen? Ganz einfach. Dein Patient war in deiner Notfallzone da und du musstest eine Trep machen. Nun möchtest du ihn doch sicher zeitnah weiterbehandeln. Also benötigst du einen freien Termin in der nächsten oder übernächsten Woche. Z.B. zweimal die Woche eine Stunde. Das ist aber sehr individuell. Schaue was bei dir funktioniert.

Wie lange solltest du diese Termine freihalten? Ich würde dir empfehlen sie mit ca. einer Woche Vorlauf freizuhalten. Das heißt wenn deine Weiterbehandlungszone an einen Dienstag ist, kannst du die Termine am Mittwoch davor anderweitig vergeben. Z.B. für Neupatienten.

Tipp 5:

Erinnere deine Patienten an Termine: Ich rede hier nicht nur von den großen Terminen. Sondern von wirklich jeden Termin. Das sollte mitlerweile jede Software können. Frage doch deine Patienten wie sie erinnert werden wollen, frage nicht ob sie erinnert werden wollen. Wenn du sie nach dem wie fragst sind sie schon am überlegen welche Art für sie die einfachste ist. Dann nein zu sage ist viel schwerer. Wir bieten standartmäßig folgende Optionen an: per Mail oder per SMS. Da wir mit Dampsoft arbeiten läuft das alles ganz automatisch. Erfahrungsgemäß die zuverlässigste Version ist die Erinnerung per SMS. Sie kommt direkt aufs handy und ist am schwersten zu ignorieren. Schau doch mal ob du die Zeiten für die SMS einstellen kannst. Wann diese raus geht und wie oft. Ja der Service kostet etwas, aber jetzt mal ganz ehrlich, was kostete es dich wenn dein Patient nicht erscheint? Überlege hier einfach was die wichtiger ist. Aber Achtung. Patienten gewöhnen sich an den Service. Achte daher darauf das es zuverlässig funktioniert.

Natürlich kannst du zusätzlich Patienten vor großen Terminen noch einmal anrufen. Das bietet sich in manchen Fällen sogar an. Denke hier zum Beispiel an eine große Implantat-OP. Da kann man z.B. noch einmal an bestimmte Medikamente erinnern oder nachfragen ob noch Fragen aufgetreten sind. Das wird von Patienten dankend angenommen. Versuche es doch einmal. Dein Aufwand verringert sich auch extrem, wenn ihr die Anrufe auf ein Minimum reduziert.

Wow das war viel Information auf einmal. Ich fasse die 5 Punkte noch einmal für dich zusammen:

Tipp 1: Fülle deinen Terminkalender nach Plan.

Tipp 2: Starte deinen Tag mit Umsatzstarken Behandlungen

Tipp 3: Richte Notfallzonen ein

Tipp 4: Lege Weiterbehandlungszonen fest

Tipp 5: Erinnere deine Patienten an ihre Termine

Ich hoffe dir haben die Tipps gefallen und du konntest was für die mitnehmen. Wichtig ist jetzt gehe in die Umsetzung. Als Dampsoft Anwender kennst du ja vielleicht schon meinen Blogbeitrag zum Terminmanagement mit Dampsoft. Wenn nicht habe ich ihn dir in den Shownotes verlinkt.

Ich bin schon gespannt was du davon umsetzt. Wenn du Unterstützung dabei brauchst, bin ich gern für dich da. Du findest den Link für ein Kennenlerngespräch in den Shownotes. Ansonsten freue ich mich, wenn du mir in den Sozialen Netzwerken folgst. Über eine Bewertung der Folge bei Apple oder spotify freue ich mich.

Bis zum nächsten Mal. Deine Mareen