Kosteneinsparung in der Zahnarztpraxis, meine 5 Tipps für dich

Inflation und Budgetierung sind in aller Munde und du fragst dich wie du die Kosten in deiner Zahnarztpraxis senken kannst?

Dann ist die heutige Folge wie für dich gemacht. Ich verrate dir meine 5 Tipps zur Kostenreduktion.

Im Moment gibt es wirklich viel Kostendruck von außen. Die Preise steigen immer weiter, die MitarbeiterInnen wollen mehr Lohn und mit der Budgetierung weißt du auch nicht wieviel Geld eigentlich bei dir ankommen wird? Jetzt hast du genau zwei Möglichkeiten: Du kannst den Kopf in den Sand stecken oder die Dinge pro aktiv angehen. Da du meinen Podcast hörst gehe ich davon aus, dass dir die zweite Möglichkeit wesentlich sympathischer ist.

Also lass uns heute über die Möglichkeit der Kostenreduktion in der Praxis sprechen. Es gibt doch mehr Möglichkeiten als du zunächst meinst.

Lass uns zunächst einmal einen Blick ins Jahrbuch der KZBV werfen. Meine Ausgabe hier ist von 2021.

Die Zahlen der KZBV sind aus 2019 und vielleicht nicht mehr ganz aktuell aber die Richtung bleibt meist ziemlich gleich.

Mit 40,7 % Prozent sind die Personalausgaben die höchsten Kosten, die eine Praxis zu tragen hat.

24,9%  Fremdlabor. (Da es sich hier um einen durchlaufenden Posten handelt werden wir hier nicht genauer hinschauen.)

8,7 %  Material.

6% Raumkosten

0,8 %  Zinsen (wobei diese im Moment gestiegen sind)

5,2 %  Abschreibungen

13,7 % übrige Betriebsausgaben (hier ist so ziemlich alles drin)

Wo können wir also etwas einsparen was auch einen Unterschied macht. Die höchsten Kosten sind in einer Praxis die Personalausgaben, aber hier möchte ich dich eindringlich warnen. Keine unüberlegten Entscheidungen zu treffen die du nachher bereuen könntest. Daher erzähle ich dir jetzt meine 5 Tipps:

Tipp 1:

Organisiere deine Materialverwaltung und deinen Einkauf. Wie sagt man so schön: Der Gewinn liegt im Einkauf. Also schau mal genauer hin. Es geht hier nicht nur darum zu günstigen Preisen einzukaufen und hier findest du online gute Preise, sondern auch um deine Lagerhaltung. Überprüft einmal ganz genau, ob ihr das bestellt, was ihr braucht. Müsst ihr regelmäßig Material entsorgen, weil es abgelaufen ist? Wie oft wird das überprüft? Macht ihr ab und an eine Inventur?

Nimm dir einmal Zeit und beschäftige dich ausführlich mit deiner Materialverwaltung und schau dir die eben genahten Punkte einmal genauer an. Wenn du mit einer digitalen Materialverwaltung arbeitest, siehst du auch ziemlich schnell was du wie oft bestellst und das Programm kann dich auch warnen, wenn Materialien ablaufen, so rechtzeitig das du sie vorher noch verbrauchen kannst. Stelle dir auch mal die Frage ob du wirklich so viele Kunststoffe benötigst oder ob es ein paar weniger auch tun? Du weißt, was ich meine.

Tipp 2:

Strukturiere deine Prozesse. Ja Qualitätsmanagement und Checklisten verhindern unnötige Kosten. Sie zeigen dir Fehler schneller auf und du kannst die Fehlerrate minimieren. Ihr spart Zeit und könnt euch auf die wichtigen Dinge eure Patienten konzentrieren. Schlanke Prozesse sorgen für eine schlanke Kostenstruktur. Wenn jeder weiß, was wann wie zu tun ist habt ihr weniger Leerläufe. Auch in Hinsicht auf die Personalkosten geschweige denn überhaupt gutes Personal zu finden zahlt sich das aus. Wenn du gute und funktionierende Prozesse hast, ist es einfacher neue Mitarbeiter einzuarbeiten und sie können schneller selbstständiger Arbeiten.

Tipp 3:

Fehlerlisten führen. Ja ich finde das wichtig und du sparst damit Kosten. Nehmen wir einfach mal an du hast zwei Stunden für eine Behandlung eingeplant. Du willst eine große ZE-Arbeit einsetzen. Dein Patient ist da aber die Arbeit nicht? Blöd. Ärgerlich und teuer.

Jetzt kannst du kurz sauer sein, aber sieh es als Chance es besser zu machen. Nehmt das auseinander. Wo lag der Fehler? Es ist mit Sicherheit nicht immer das Labor was schuld war. Es kann so viele Gründe haben, warum das nicht funktioniert hat. Wenn ihr jetzt genau hinschaut, ohne auf Menschenjagt zu gehen könnt ihr viel lernen und es in Zukunft besser machen. Wenn ihr das mit jedem Fehler macht, werdet ihr immer besser und du wirst feststellen das deine Kostenrate sinkt.

Tipp 4:

Behandlungsvorbereitung und Dokumentation: Schlecht vorbereitete Behandlungen kosten Zeit, Geld und Nerven. Das lässt sich mit guten und aktuellen Checklisten vermeiden. Und ja sie werden für jede Behandlung benutzt.

Unterschätze aber nicht wieviel Geld durch schlechte Dokumentation verloren geht. Auf der einen Seite Dinge die nicht abgerechnet werden und auf der anderen Seite durch Regresse. Gerade mit der Budgetierung kann sich das keiner mehr leisten. Hier lohnt es sich immer Zeit und Geld zu investieren. Besprich auch immer wieder in deinem Team wenn du Dinge anders machst als bisher. Wenn du neue Materialien oder neue Methoden anwendest. Beziehe hier auch und unbedingt die Abrechnung mit ein. Eine enge Abstimmung ist unerlässlich.

Tipp 5:

Erhöhe deine Preise. Ja ich kann es schon hören, das geht hier nicht, das können sich meine Patienten nicht leisten, das tragen meine Mitarbeiter nicht mit usw.

So und jetzt sind wir mal ehrlich: Kannst du es dir weiter leisten deine Preise nicht zu erhöhen? Nein kannst du nicht.

Lass uns das ganze mal durchgehen. Nehmen wir hier als Beispiel die PZR:

Angenommen du gehörst noch zu denen (was du bestimmt nicht tust) die 80€ für die Professionelle Zahnreinigung verlangen. Nehmen wir, um die Sache leichter zu machen weiter an das du im Jahr 1.00 PZRs machst. Dann hast du einen Jahresumsatz von 80.000€. Der Faktor für die 1040 liegt hier dann bei 1,8fach.

Jetzt lass uns den Faktor mal auf 2,3fach erhöhen. Dann würde die PZR 101,36€ kosten. Nehmen wir weiter an es würden daraufhin 22% deiner Patienten nicht mehr kommen. Wärst du immer noch bei ca. 80.000€ Umsatz im Jahr mit deutlich weniger Kosten. Aber ich verspreche dir etwas: so viele Patienten wirst du nicht verlieren.

Wenn ca. 10 Prozent wegbleiben, also du statt 1.000 nur noch 900 PZRs machen würdest dann machst du ein Plus von 15,1 Prozent. Und ich erinnere dich das bei deutlich weniger Kosten.

Da aber nicht nur Patienten wegbleiben, sondern auch neue dazu kommen und die noch nicht wissen, wie dein alter Preis war wird sich das ganze bei ungefähr derselben Anzahl einspielen. Also 1000 PZRs zu 101,36€ macht einen Jahresumsatz von 101.360€.  Ein Plus von 27.9%.

Aber lass mich es noch weiter ausführen. Wenn du es schaffst deine Kosten um 10% zu senken geht dein Gewinn um 23% hoch.

Aber: steigerst du den Umsatz um 20% (erinnre dich an die PZRs) dann steigt dein Gewinn um 66% hoch.

Schaffen wir beides haben wir rein rechnerisch einen Gewinnplus von 90%.

Was ich dir verdeutlichen will. Keine Angst vor Preisanpassungen. Drau dich. Kommuniziere diese gut und du wirst sehen es passiert nicht wirklich viel. Verdeutliche dir hierzu immer wieder die Rechnung von oben. Du kannst die Preisanpassungen selbstverständlich auch auf andere Behandlungen ausweiten. Mir fallen da spontan Füllungen und Wurzelbehandlungen ein. Mein Pro Tipp wäre hier. Trau dich auch über den 3.5fachen Satz zu gehen. Es lohnt sich.

Ich wünsche dir nun viel Erfolg bei der Umsetzung.

Wenn du Unterstützung benötigst, dann lass uns einfach mach sprechen.

Ich habe dir in die Podcast Beschreibung einen Link zu einem Unverbindlichem Kennenlerngespräch gelegt.

Ich freue mich schon auf dich.

Bis nächste Woche.

Deine Praxismanagerin Mareen