Teamsitzungen so werde sie zum Erfolg und welche 3 du wirklich brauchst

Teamsitzungen – wie du sie gestaltest und welche 3 du unbedingt in deiner Praxis brauchst

Teamsitzungen – wie geht es dir, wenn du dieses Wort hörst? Bist du eher Fraktion ja bitte oder bleib mir nur damit fern?

In meiner heutigen Folge verrate ich dir, warum du unbedingt Teamsitzungen brauchst und wie du diese kurz und knackig gestaltest.

Herzlich Willkommen zum Podcast Erfolgreiche Praxisführung mit Herz und Verstand. Der Podcast rund um die Führung und Organisation einer Zahnarztpraxis. Hier gebe ich dir Einblick in meine Dentale Welt. Freue dich auf meine Erfahrungen und spannende Gespräche. Ich bin Mareen und der Host dieses Podcast, Gründerin von Mareen Riedel-Venturi Die Praxismanagerin

Schön, dass du dabei bist.

Teamsitzungen wir alle kennen diese unproduktiven Sitzungen wo immer nur einer redet und der Rest nur zuhört. Aber wie schaffen wir es von da zu einer spannenden und produktiven Teamsitzung zu kommen?

Aber warum laufen die nicht so und wie kannst du es in Zukunft besser machen?

Die häufigsten Fehler sind oft eine schlechte Vorbereitung, kein Konzept und keine Zielvorgaben, zu wenig Zeit und ständige Störungen, kein Zeitrahmen, Angst und Misstrauen, Dominanzverhalten bei den Führungskräften, die Besprochenen Maßnahmen werden nicht schriftlich festgehalten und delegiert und terminiert und mit Sicherheit noch einige mehr.

Wie kannst du es also besser machen?

Das aller wichtigste hierbei ist du brauchst kurze Regeln. Überlegt euch doch einmal zusammen im Team welche das sein können? Jeder legt auf unterschiedliche Dinge wert aber hier mal ein paar Grundlegende Vorschläge für dich:

• Wir beginnen unsere Teamsitzung pünktlich
• Wir lassen den anderen aussprechen
• Wir sprechen immer nur für uns selbst und nicht für andere
• Wir sprechen in der Ich Form
• Jeder beteiligt sich aktiv an einer Sitzung
• Wir beenden die Sitzung pünktlich
• Wir gehen nicht auf Menschenjagt, sondern auf Fehlerjagt
• Wir suchen nach Lösungen – nicht nach Problemen

Das soll dir nur als Anhaltspunkt dienen. Überlegt einmal selbst welche Punkte euch wichtig sind. Das wäre doch gleich ein Punkt für eure nächste Teamsitzung, oder?

Überlege im Vorfeld immer um was geht es dir? Was ist wichtig? Was soll das Ziel sein? Was willst du erreichen? Schreibe dir das einmal genau auf. Das ist wahrscheinlich auch immer unterschiedlich je nach dem um welche Teamsitzung es gerade geht.

Was ist sonst noch für eine erfolgreiche Teamsitzung notwendig?

Teamsitzungen gehören in die Arbeitszeit und sind keine Freizeitveranstaltungen. Bei größeren Teams oder Teams mit unterschiedlichen Arbeitszeiten ist es manchmal nicht so einfach einen geeigneten Termin zu finden. Wenn dieser Termin aber für alle Arbeitszeit ist geht die Terminfindung gleich leichter.

Um die Vorbereitung auf die Teamsitzung zu erleichtern, hängt am besten eine Themenliste aus. So kann jeder sehen um was es geht und ob er selbst noch ein Thema hat, was unbedingt besprochen werden sollten. Ich persönlich finde hier einen Vorlauf von ca. einer Woche gut. Ich sammle die Themen aber immer auch schon im Vorfeld. Also immer, wenn mir etwas einfällt oder ein Thema in einem Gespräch auftaucht setze ich es sofort auf meine Liste. Ich gehe diese Liste natürlich auch noch einmal vor der Teamsitzung durch. Manche Themen haben sich schon erledigt oder ich kann anderes zusammenfassen. Es ist auch gut sich zu überlegen, ob das wirklich ein Thema für die große Besprechung ist. Manches lässt sich unter 4 Augen besser besprechen.

Aber welche Teamsitzungen brauchst du nun wirklich? Hier verrate ich dir meine absoluten Empfehlungen.

1. Tagesbesprechung: jeden Morgen 5- 10 Minuten und dein Tag ist bestens vorbereitet. Es geht hier darum einmal kurz durch den Tag zu gehen, wer kommt heute, was brauchen wir und was ist absolut wichtig. So geht ihr sicher das jeder auf demselben Stand ist und ihr minimiert Unterbrechungen und Störungen. Du willst es noch etwas besser machen? Dann etabliere noch zusätzlich diese Fragen:
   1. Was war gestern besonders gut?
   2. Was können wir heute besser machen?

Mit diesen kurzen Fragen am Ende lenkt ihr euren Fokus auf die Verbesserungen. Das ist immer gut. Vor allem wenn sich jeder ein kurzes Beispiel überlegt.

2. Praxisbesprechungen: Monatlich oder auch quartalsweise. Dieser Termin ist für alle bindend und wird am Anfang des Jahres bekannt gegeben. Wenn Ihr diesen Termin quartalsweise plant, nehmt euch etwas mehr Zeit, einen halben oder einen ganzen Arbeitstag. Je nach Themen und Teamgröße. Hier könnt ihr auch interne Fortbildungen und auch eure Belehrungen einplanen. Hier ist Platz für die großen Themen, die alle interessieren.
3. Abteilungsbesprechungen: Ist es wirklich notwendig das alle in der Praxis die Diskussion um die neue Polierpaste mitverfolgen müssen? Oder auch welche Instrumente vorbereitet werden müssen? Mit Sicherheit nicht! Warum sich also nicht in den einzelnen Teams treffen. Diese Besprechungen können recht kurz gehaltene werden. In 20 bis 30 Minuten habt ihr das meiste besprochen. Gern einmal im Monat. Das restliche Team könnt ihr dann über eure wichtigsten Ergebnisse informieren.

Du siehst also es gibt völlig unterschiedliche Ansprüche an die einzelnen Sitzungen. Aber eines haben alle gemeinsam:

Eure Regeln!

Was außerdem wirklich hilft, ist wenn jeder etwas zum Schreiben dabeihat. Das er sich die wichtigsten Dinge direkt selbst aufschreibt. Vor allem bei der Morgenbesprechung unverzichtbar. Besteht eure Arbeitskleidung aus Kasaks? Perfekt dann besorge doch für alle kleine Hefte im Format A6.  Diese passen in die Taschen und so hat jeder sein Heft direkt dabei.

Wenn ihr Aufgaben verteilt ist es immer besonders wichtig einen Verantwortlichen zu bestimmen und einen festen Termin, bis wann die Aufgabe erledigt ist. Haltet das unbedingt auch im Sitzungsprotokoll fest. Das erhöht die Verbindlichkeit.

Ich persönlich finde es gut, wenn jeder mal Protokollführer ist. Bestimmt diesen am besten immer am Ende einer Teamsitzung direkt für das nächste Mal. Ob Ihr bei jeder Teamsitzung immer einen neuen Sitzungsleiter festlegt, ist Geschmackssache. Es wird in diversen Fortbildungen immer wieder empfohlen. Ich habe die Erfahrung gemacht das es für manche Mitarbeiter einer regelrechten Strafe ist und dann die gesamte Teamsitzung eine Katastrophe werden kann. Überlegt einfach mal, wie ihr das handhaben möchtet. Es gibt hier meiner Meinung nach kein Richtig oder Falsch. Testet mal was bei euch am besten funktioniert.

Gut ist es auch wenn die Sitzungsprotokolle von allen unterschrieben werden. So kann nachher keiner sagen das wusste ich nicht oder das hat mir keiner gesagt.

Wenn Ihr Termine für bestimmte Aufgaben festgesetzt habt halte diese nach. Frage am besten eine Woche bevor der Termin steht, einmal nach, ob Hilfe benötigt wird oder ob alles nach Plan läuft. Wichtig ist hier das du zeigst das es für die verbindlich ist und du es nicht vergessen wirst.

Wichtig ist natürlich auch das du deine eigenen Aufgaben und Todos zuverlässig erledigst.

In der nächsten Teamsitzung teilt ihr dann eure Ergebnisse mit den anderen. Schaut, ob es noch offene oder unklare Themen gibt und schaut, wie ihr mit diesen weiter machen wollt.  Manches erledigt sich ja von selbst und anderes war vielleicht noch nicht die Lösung dafür. Hier dürft ihr euch gern eine neue Lösung ausdenken.

Also du siehst gut geplante und strukturierte Teamsitzungen sind super wichtig und können zu einen Produktivitätsposter werden.

Ich hoffe ich konnte dich für das Thema Teamsitzung wieder etwas mehr begeistern und du planst deine nächsten Sitzungen direkt.

Dir hat die Folge gefallen? Dann freue ich mich über eine 5 Sterne Bewertung bei Apple oder Spotify. Du willst nichts mehr verpassen? Dann Folge mir hier oder auch bei Instagram. Du findest mich da unter @mareen.riedelventuri Ich verlinke dir natürlich alles noch  in den Shownotes.

Du hast Fragen oder brauchst Unterstützung?  Dann schreibe mir doch einfach.